Privacybeleid van Toki

Laatste update: 16 december 2025

Inleiding

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Toki ("wij", "ons" of "onze") informatie verzamelt, gebruikt en deelt wanneer u onze mobiele applicatie (de "App") gebruikt. Toki is een beheersplatform voor judoclubs dat studenten, coaches en clubbeheerders helpt bij het beheren van training, aanwezigheid en wedstrijden.

Informatie die we verzamelen

Accountinformatie

Accounts in Toki worden aangemaakt en beheerd door bevoegde clubbeheerders via ons webplatform. Wanneer een clubbeheerder u registreert, verzamelen we de volgende informatie:

Naam (voor- en achternaam)
E-mailadres
Telefoonnummer (gebruikt voor OTP-authenticatie indien verstrekt door de club)
Geboortedatum
Profielfoto (optioneel)
Voorkeurstaal

Gebruikers hebben toegang tot de App door in te loggen met een eenmalig wachtwoord (OTP) dat wordt verzonden naar het e-mailadres of telefoonnummer dat door hun clubbeheerder is geregistreerd.

Sommige persoonlijke informatie wordt aan ons verstrekt door uw judoclub wanneer uw account wordt aangemaakt door een clubbeheerder.

Judo-gerelateerde informatie

Om clubbeheersdiensten te kunnen leveren, verzamelen we:

Huidig gewicht (in kilogram, voor wedstrijdinschrijvingen)
Judo gordel/graad
Licentienummer (voor aanwezigheidsregistratie via QR-code)
Clublidmaatschap en aansluiting
Naam en telefoonnummer van noodcontact
Details en status van het lidmaatschapsplan

Activiteitsgegevens

We verzamelen informatie over uw deelname aan clubactiviteiten:

Aanwezigheidsregistraties voor trainingen (aanwezig, afwezig, te laat, verontschuldigd)
Antwoorden op uitnodigingen voor trainingen
Wedstrijdinschrijvingen en hun status
Kanaalberichten, reacties en antwoorden op polls
Trainingsvoorstellen en stemmen

Locatiegegevens van locaties

We verzamelen en tonen locatie-informatie voor:

Adressen en coördinaten van clubs
Locaties van trainingsruimten
Adressen van wedstrijdlocaties

Belangrijk: We verzamelen NIET en volgen NIET de locatie van uw persoonlijke apparaat. Locatiegegevens worden alleen gebruikt om u te laten zien waar clubevenementen plaatsvinden.

Apparaatinformatie

Apparaattype en versie van het besturingssysteem
Push-notificatietoken (voor het verzenden van meldingen)
Appversie en platform (Android/iOS)

Toestemmingen die we vragen

Cameratoegang

Gebruikt voor: QR-code scannen voor aanwezigheid en het vastleggen van profielfoto's
Wanneer gevraagd: Wanneer u voor het eerst de QR-scanner of fotofunctie gebruikt
Optioneel: U kunt weigeren, maar QR scannen en het uploaden van foto's zijn dan niet beschikbaar

Toegang tot fotobibliotheek

Gebruikt voor: Profielfoto's selecteren vanaf uw apparaat
Wanneer gevraagd: Wanneer u een profielfoto wilt uploaden
Optioneel: U kunt weigeren en het toevoegen van een profielfoto overslaan

Meldingen

Gebruikt voor: Push-meldingen over trainingsupdates, aankondigingen en berichten
Wanneer gevraagd: Tijdens onboarding of wanneer u de meldingsinstellingen opent
Optioneel: U kunt weigeren, maar u ontvangt dan geen push-meldingen

Hoe we uw informatie gebruiken

We gebruiken de verzamelde informatie om:

Uw account aan te maken en te beheren
Clublidmaatschapsbeheer mogelijk te maken
Trainingsaanwezigheid en - deelname bij te houden
Wedstrijdinschrijvingen te vergemakkelijken
Push-meldingen te sturen over clubactiviteiten
Locaties van locaties op kaarten weer te geven
Communicatie via kanalen en berichten mogelijk te maken
Noodcontactinformatie te beheren voor de veiligheid

Diensten van derden

Firebase (Google Cloud)

Push-meldingen: Firebase Cloud Messaging verstuurt meldingen over trainingen en clubupdates
Bestandsopslag: Profielfoto's worden opgeslagen in Firebase Storage
Wat we niet gebruiken: Firebase Analytics en Ads zijn expliciet uitgeschakeld in onze app

Google Maps

Gebruikt voor: Het weergeven van locaties voor trainingen en wedstrijden
Gedeelde gegevens: Alleen de coördinaten van locaties (niet uw persoonlijke locatie)

Microsoft SignalR

Gebruikt voor: Realtime berichten, typindicatoren en live updates in kanalen
Overgedragen gegevens: Kanaalberichten, reacties en pollstemmen

Gegevensbeveiliging

We implementeren beveiligingsmaatregelen om uw informatie te beschermen:

Alle gegevensoverdracht maakt gebruik van HTTPS-versleuteling
Authenticatietokens worden veilig opgeslagen op uw apparaat
Toegang tot uw gegevens vereist authenticatie
Profielfoto's en bestanden worden opgeslagen in beveiligde cloudopslag

Geen enkele methode van overdracht via internet is echter 100% veilig en we kunnen geen absolute beveiliging garanderen.

Bewaring van gegevens

We bewaren uw persoonlijke informatie zolang uw account actief is of zolang dat nodig is om diensten te verlenen. U kunt verwijdering van uw account en bijbehorende gegevens aanvragen door contact met ons op te nemen.

Delen van informatie

We verkopen uw persoonlijke informatie niet. We kunnen uw informatie alleen in de volgende omstandigheden delen:

Binnen uw club: Coaches en beheerders kunnen uw aanwezigheid, lidmaatschapsstatus en deelname zien
Dienstenleveranciers: Diensten van derden die ons helpen de app te beheren (Firebase, Google Maps, onze hostingprovider)
Wettelijke vereisten: Wanneer wettelijk vereist of om te reageren op juridische procedures
Veiligheid: Om de rechten, eigendommen of veiligheid van Toki, onze gebruikers of anderen te beschermen

Uw rechten

U heeft het recht op:

Toegang: Uw persoonlijke informatie bekijken in de app
Correctie: Uw profielinformatie op elk moment bijwerken
Verwijdering: Verwijdering van uw account en gegevens aanvragen
Afmelding: Push-meldingen uitschakelen in de instellingen van uw apparaat
Gegevensoverdraagbaarheid: Een kopie van uw gegevens aanvragen

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het onderstaande e-mailadres.

Privacy van kinderen

Onze app is ontworpen voor judostudenten van alle leeftijden, inclusief minderjarigen. Als u jonger dan 13 jaar bent (of jonger dan 16 jaar in de EU), moet u uw ouder of voogd vragen dit Privacybeleid te lezen en uw account met hun toestemming aan te maken.

Voor minderjarigen wordt verwacht dat het aanmaken van accounts en het invoeren van gegevens wordt uitgevoerd door een ouder, voogd of bevoegde clubvertegenwoordiger.

Internationale gegevensoverdrachten

Uw informatie kan worden overgedragen naar en verwerkt in andere landen dan uw land van verblijf. We zorgen ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn om uw informatie te beschermen in overeenstemming met dit Privacybeleid.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen u op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen door het nieuwe Privacybeleid in de app te plaatsen en de datum van "Laatste update" bij te werken. Significante wijzigingen worden gecommuniceerd via push-meldingen of e-mail.

Contact opnemen

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid of onze gegevenspraktijken, neem dan contact met ons op via:

E-mail: info@jointoki.be

Door de App te gebruiken, stemt u in met het verzamelen en gebruiken van informatie in overeenstemming met dit Privacybeleid.